Como Escrever um Memorando: 10 Passos para Fazer Certo Sempre

Memorandos são um tipo de comunicação interna essencial em qualquer organização. Eles servem para transmitir informações importantes, solicitar ações, fornecer atualizações, compartilhar decisões e muito mais. Um memorando bem escrito é claro, conciso, informativo e profissional, garantindo que a mensagem seja compreendida e que a ação desejada seja tomada.

Neste artigo, você aprenderá 10 passos para escrever memorandos eficazes, utilizando exemplos práticos e dicas valiosas. Seguindo essas etapas, você poderá ter certeza de que seus memorandos serão lidos, compreendidos e produzirão os resultados esperados.

1. Defina o Objetivo e o Público-Alvo

Antes de começar a escrever, é crucial definir o objetivo do seu memorando. O que você deseja alcançar com essa comunicação? Informar? Solicitar ação? Persuadir? Depois de ter um objetivo claro, identifique seu público-alvo. Quem precisa receber essa informação? Definir o objetivo e o público-alvo garante que você direciona a mensagem de forma eficiente.

2. Escolha um Assunto Claro e Conciso

O assunto do memorando é a primeira coisa que o leitor verá. Ele deve ser informativo e atrativo, despertando o interesse do leitor. Evite usar frases genéricas como “Reunião ” ou “Informação importante “. Opte por um assunto específico que resuma o conteúdo do memorando, como “Reunião sobre o lançamento do novo produto ” ou “Atualização sobre o projeto X “.

3. Organize as Informações de forma Lógica

Um memorando bem escrito segue uma estrutura lógica que facilita a leitura e compreensão da informação. A estrutura básica inclui:

* **Introdução:** Apresenta o assunto do memorando, o objetivo e o contexto.

* **Corpo:** Apresenta as informações detalhadas, evidências, explicações, argumentos e dados relevantes.

* **Conclusão:** Resume os pontos-chave, apresenta a próxima etapa ou ação a ser tomada, se houver.

4. Utilize Linguagem Clara e Objetiva

Use frases curtas e diretas, evitando jargões técnicos ou termos complexos que podem dificultar a compreensão do leitor. O tom deve ser profissional, formal e respeitoso. Evite linguagem informal ou coloquial.

5. Priorize a Clareza e a Concisão

A clareza e a concisão são essenciais para um memorando eficaz. Vá direto ao ponto, eliminando frases redundantes e informações desnecessárias. Utilize parágrafos curtos e marcadores para destacar pontos importantes.

6. Incorpore Formatação Adequada

A formatação adequada contribui para a legibilidade do memorando. Utilize um espaçamento entre linhas adequado, fontes legíveis (como Arial ou Times New Roman) e um tamanho de fonte apropriado (11 ou 12 pontos). Utilize negrito e itálico para destacar informações importantes e tópicos.

7. Incluir Evidências e Dados Relevantes

Se necessário, forneça dados, estatísticas, gráficos ou outros elementos visuais que apoiem suas afirmações e tornem o memorando mais persuasivo. Utilize gráficos, tabelas e figuras para apresentar informações complexas de forma clara e concisa.

8. Revise e Edite Cuidadosamente

Antes de enviar o memorando, revise e edite cuidadosamente o conteúdo para garantir que a linguagem esteja correta, a formatação seja consistente e a mensagem seja clara e objetiva. Leia o texto em voz alta para verificar a fluidez e a clareza.

9. Distribua de Forma Estratégica

A distribuição do memorando deve ser estratégica, direcionada ao público-alvo e às pessoas que precisam receber a informação. Distribua o memorando por meio de canais adequados, como email, intranet, ou impressos.

10. Mantenha um Registro do Memorando

Mantenha um registro de todos os memorandos enviados, incluindo data, destinatário, assunto e anexos. Isso ajudará você a rastrear suas comunicações e a encontrar informações facilmente no futuro.

Exemplos Práticos:

**Exemplo 1: Memorando de Solicitação de Aumento de Salário**

**Assunto:** Solicitação de Aumento de Salário

**Introdução:** Este memorando tem como objetivo solicitar um aumento de salário para a minha função de [Cargo] em [Departamento].

**Corpo:** Nas últimas [Tempo] desempenhei minhas funções com alto desempenho, [Lista de realizações e contribuições].

**Conclusão:** Considerando meu desempenho e contribuições, solicito um aumento de salário de [Valor] a partir de [Data].

**Exemplo 2: Memorando de Informação sobre Mudanças na Política de Férias**

**Assunto:** Mudanças na Política de Férias

**Introdução:** Este memorando tem como objetivo informar sobre as mudanças na política de férias da empresa, que serão implementadas a partir de [Data].

**Corpo:** As mudanças incluem [Explicação das mudanças, como novas regras, procedimentos, etc.].

**Conclusão:** Para mais informações, consulte o manual do funcionário ou entre em contato com o Departamento de Recursos Humanos.

Dicas Extras para Escrever Memorandos Eficazes:

* Utilize frases curtas e diretas.
* Evite linguagem técnica ou jargão.
* Utilize frases de transição para conectar ideias.
* Use marcadores para destacar pontos-chave.
* Mantenha o foco no objetivo do memorando.
* Revise e edite cuidadosamente antes de enviar.

Escrever memorandos eficazes é uma habilidade essencial para qualquer profissional. Seguindo as etapas e dicas deste artigo, você poderá garantir que seus memorandos sejam lidos, compreendidos e que produzam os resultados esperados.

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